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La Importancia de un Sistema de Información en Cualquier Organización
La Importancia de un Sistema de Información en Cualquier Organización
Marco conceptual
El mundo actual presenta características como el conocimiento, la vertiginosidad de la comunicación, la apertura de fronteras, la rapidez en las transacciones comerciales y financieras. Ante el surgimiento de las sociedades del conocimiento, la información y la mundialización, se hace cada vez más necesario que el ser humano, y por ende las organizaciones constituidas por él, esté en posibilidad de manejar esas variables con las habilidades y competencias adecuadas.
La información y el conocimiento son dos efectos en el ser humano como resultado de poner en práctica acciones de diferente índole. Si bien obtenerlas es importante y evidente, tal vez de acuerdo a la utilidad que en sí mismo representan su uso, es de igual o mayor valor su sistematización.
En su accionar cotidiano, el hombre y las instituciones que conforma para llevar a cabo sus objetivos y metas van arrojando resultados de esas actividades. La creación de indicadores y bases de datos que manifiesten esos resultados son de vital importancia para tener información de calidad, pertinente y oportuna, que permita visualizar el rumbo que ha marcado la aplicación de esas acciones y, así, tener la capacidad de diagnosticar si el rumbo trazado es el correcto o no para, en consecuencia, evaluar qué tipo de acciones aplicar. En síntesis, para tomar decisiones correctas.
Justificación
Cualquier organismo que busque que su objeto de trabajo tenga un impacto social requiere no solamente que sus recursos estén alineados a objetivos muy claros y concretos, sino que disponga de un sistema de información adecuado y funcional que responda a los requerimientos del momento.
Dada la condición orgánica y de impacto en la sociedad de cualquier organismo, este debe de informar a sus instancias superiores y demostrar resultados. De ahí la importancia y la justificación de contar con un sistema de información estructurado, con la flexibilidad de ajustarse a los cambios actuales y que permita obtener información en forma oportuna y pertinente.
La utilidad del sistema de información es múltiple: orientar las decisiones de asignación de recursos en el proceso presupuestario, contribuir a la preparación de la planificación del organismo, favorecer la gestión y prestación habitual de servicios, así como reforzar las relaciones de rendición de cuentas.
Los principios que debe tener un sistema de información son: objetividad, credibilidad, oportunidad, pertinencia y rigor de la información.
Las condiciones que debe cumplir son las siguientes:
- Democratización en el acopio de la información.
- Espacios y canales de información bien definidos.
- Recursos tecnológicos de punta.
- Capital humano con las habilidades y competencias requeridas para poder llevar a cabo en forma adecuada el sistema.
- Capacitación constante al recurso humano.
La información, como ya se mencionó en párrafos anteriores, es de vital importancia en la época actual. Para contar con ella con la veracidad y la pertinencia necesarias es importante tener presente que la democratización del acopio de la información juega un papel clave, por lo que es importante involucrar a las partes que intervendrán en su recolección.
El impacto del sistema es múltiple:
- Orienta las decisiones de asignación de recursos en el proceso presupuestario – Con la información vertida y procesada por el sistema se podrá de manera oportuna y objetiva orientar la asignación de los recursos presupuestarios a través de las acciones emprendidas por el organismo, lo que permitirá que los altos niveles de decisión de la institución puedan reorientar recursos hacia aquellas áreas donde menos actividades se hayan desarrollado, permitiendo que el ejercicio presupuestal sea más equitativo
- Contribuye a la planificación de la organización – Con la puesta en marcha del sistema se podrá obtener información que, una vez procesada, permitirá tener una visión global del quehacer del órgano rector, lo que permitirá el diseño de planes anuales y de otra temporalidad, contemplando objetivos, metas e indicadores de desempeño y de impacto más adecuados a la realidad en la cual se desenvuelve el objeto de trabajo de la organización; esto permitirá hacer un uso más racional, eficaz y eficiente de los recursos
- Refuerza las relaciones de rendición de cuentas – Todo organismo cuyo quehacer depende de recursos está obligado a informar a las instancias correspondientes; el sistema, al ser el proveedor de la información de todos los niveles de gobierno, da la oportunidad de informar con frecuencia las actividades y recursos que se erogaron para la actividad; de la forma como se informe, y de la claridad que se tenga, dependerá la creciente credibilidad que la sociedad tendrá hacia el organismo en cuestión.
Pedro Escamilla Esquivel
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